PLANEACION
Una de las responsabilidades fundamentales de los directivos de una empresa es decidir la orientación futura de su organización y la manera de logarlo. Este proceso se lleva a cabo mediante la planeacion, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.
Cada aña grandes compañías hacen un ejercicio de planeación estratégica: revisan su misión, sus metas y planes para enfrentar los cambios ambientales o las expectativas de los interesados en ellas; preparan planes de contingencia en vista de circunstancias inesperadas y planes de recuperación en caso de desastres como huracanes, sismos u otras crisis.
Se considera que la planeación es la parte más importante de las cuatro funciones de la administración (planeación, organización, dirección y control). Todo nace de ella, pero también es la función mas controvertida; no puede adivinar el futuro ni dominar un ambiente turbulento.
En el Proceso de planear los ejecutivos diseñan planes eficaces que se pueden evolucionar y cambiar para adaptarse a situaciones nuevas. Se presta especial atención al establecimiento de metas siendo este el primer paso de la planeación. Después se exponen varios tipos de planes que sirven a la empresa para cumplir dichas metas.
La meta es un estado futuro deseado que la empresa trata de alcanzar. Las metas son importantes porque la empresa tiene un propósito y en ellas lo definen y formulan. El plan es un medio para lograrlo y especifica la asignación de recursos, los programas, las actividades y otras acciones necesarias. En sí, Las metas determinan los objetivos futuros y los planes determinan los medios actuales para obtenerlos. La planeación incorpora ambas ideas determinando las metas de la empresa y definiendo los medios para cumplirlas.
La misión es donde empieza el proceso de planear definiendo el propósito específicamente con as adiciones externas. La misión es la base del nieve estratégico de las metas, planes que a su vez median el nivel táctico y el nivel operático ubicado en las aéreas funcionales.
Así tenemos tres tipos de planes:
Planes estratégicos, elaborados por los altos directivos basados en la Misión, Visión y Valores de la empresa (previsión)
Planes tácticos, elaborados por los gerentes departamentales (aéreas funcionales) que tienen que ver con la contribución de cada área en el cumplimiento de los planes estratégicos
Planes Operativos, elaborados por los mandos bajos y que conllevan la medición, supervisión y ejecución de tareas de los operarios para cumplir con los planes tácticos
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Para que los planes se enfoquen a un objetivo específico guiado por los valores institucionales deben sustentarse en ciertos principios
PRINCIPIOS DE PLANEACION
• Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.
• Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.
• El principio de la precisión.
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
• El principio de la flexibilidad.
"Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión." Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:
Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rápida revisión.
• El principio de la unidad.
"Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
• El principio de factibilidad.
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
• El principio de compromiso.
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos.
• Principio de factor limitante.
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.
• Principio de inherencia.
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
